dosare ‘dinamice’

Pentru cine sta si priveste iarba cum creste, pardon, pentru cine se uita la modul de grupare al documentelor, poate fi interesant sa constate existenta unei struto-camile prin nomenclatorele arhivistice; sigur ca nu e singura, dar e una din problemele care nu stiu sa aiba vreo solutie  clara.

E vorba de ceea ce colectiv poate fi numit ,,mapa operativa”. Ea are diverse intruchipari (=manifestations 🙂 ): dosar cu documentatia in caz urgenta, manualul calitatii, dosar de documentare pe diverse domenii, dosar cu ordine de la forurile superiore etc. Caracteristica este ca acest ,,dosar” este unul perpetuu deschis, si el va fi inchis doar atunci cand moare creatorul sau se schimba legislatia. In rest, el este innoit in permanenta, piese din el sunt inlocuite (actualziate, revizuite etc.) Ca urmare, in mod normal, el nu va fi nici snuruit sau certificat vreodata; el nu va putea fi inventariat corect niciodata, avand un continut dinamic, fluid.

Un ,,manual al calitatii”, in masura in care actualizarea se face fara ‘fisa de revizii’ (sanchi, alt romanism) ci presupune inlocuirea completa a unei proceduri, va pierde pur si simplu vechea procedura si va fi actualizat cu noul document. Intrebare e, unde se duc documentele cand se duc? Ce se intampa cu aceste materiale care sunt scoase din ‘dosarul’ initial? Sa le pui in alt dosar de ,,documente abrogate” poate fi o solutie, dar este evident ca legatura (archival bond) intre actele dosarului se pierde (daca inlocuiesti doar o anexa, ce poti intelege din ea atat timp cat nu ai documentul original integral?) Pe de alta parte, actualizarea directa si eliminarea definitiva a ‘abrogatului’  duce la pierderea evolutiei/istoricului dosarului, mai exact a documentelor din el.

Ce ne facem, fetelor?

PS: si da, chestia asta are legatura si cu documentele electronice 😛 Asa cum diferenta inte act si document este ca primul este un document inghetat, fix, nemodificabil, la fel si dosarul inchis in vederea arhivarii ar trebui sa fie inghetat, fix, nemodificabil. Si cum am probleme cu actul electronic, la fel am si cu gruparea de acte electronice, sau, ca sa fiu al dracului total, cu bazele de date. DECI, cum arhivam bazele de date active?

redundanta datelor – trecut si viitor

Cand au inceput oamenii sa scrie hartii oficiale, le-au scris si gata; hackerii timpului au inceput sa falsifice lucrurile: ba un cuvant, ba o cifra, acolo unde acestea contau. Una e sa ai 1 hectar (nu stiau ce e ala, dar ati prins ideea) si alta e sa ai 100 hectare. Solutia? Pai, sa pastram o copie (sau un exemplar, revin in PS la acest aspect) a ceea ce scriau. Adica, au creat prima redundanta a datelor: ele nu erau unice, ci se gaseau atat la emitent, cat si la destinatar. Astfel, arhiva emitentului a devenit o forma de verificare a autenticitatii unui inscris (document/act/informatie). In plus, prezenta avantajul ca era si un soi de copie de siguranta, daca pierdeai un exemplar, il gaseai in arhiva emitentului.

pentru uichend :)

Titluri de prezentari potrivite pentru arhivisti 🙂

Lucuri de stiut pentru arhivisti