E-mail – o salvare sau o ingropare?

Cica tehnologia reduce birocratia. NU cred ca e neaparat asa.

Spunea Schellenberg ca in America anilor ’50, arhivistii se temeau ca prezenta tot mai puternica a telefonului va duce la disparitia documentelor; adica decizia nu se mai lua prin hartie, ci prin telefon. NU a fost chiar asa si, slava Domnului, de atunci am tot avut hartii. In universul ITC, poate ca nu vor mai fi atat de multe hartii, dar cu siguranta sunt mai multe informatii. Ceea ce, profesional vorbind, tot dracul ala e, ba chiar mai negru, ca se va gestiona/administra ceva virtual, extrem de fluid.

Dar nu despre asta voiam sa scriu, si despre cum, prin ITC, facem mai multe hartii si marim birocratia. Se poate asa ceva? O, da, imaginatia noastra nu are limite. Si voi vorbi despre e-mail-urile institutionale…

Vine e-mail-ul. E important, trebuie sa il iei in evidenta. Cum sistemele informatice pentru administrarea mailurilor nu prea sunt, il printezi. ei, dar cum il ei in evidenta? EVIDEEEENT, mai faci un registru (registru de primire al e-mailurilor), prin care inregistrezi cu MANA ca a venit mailul electronic, si apoi il duci la inregistrarea in registrul de intrare, unde il mai inregistrezi o data. Super tare, asa-i? Stateam de multe ori si ma intrebam de ce naiba nu se adauga, pur si simplu, o coloana in registrul de intrare, in care sa spuna forma de comunicare a documentului; si sa scrii acolo: posta, e-mail, fax… Ca pana la sisteme integrate de evidenta a documentelor/actelor mai e cale lunga…

Apoi, tot cu email-ul. Stie orice secretar-a, si orice trecut prin cursul de incepatori il ale arhivisticii/adminsitrarii actelor si documentelor, ca nu orice hartie care vine la o institutie se inregistreaza. De pilda, invitatiile, materialele publicitare, ceea ce, global, sunt denumite pe alte meridiane drept ,,efemere” = documente care au o valoare informativa limitata in timp, fara implicatii pe termen lung. Ei, hai sa ne imaginam urmatorul caz: suna una bucata cetatean la telefonul unei institutii sa intrebe de programul de lucru. Natural, i se raspunde omului si gata. Eventual, vreun scrupulos scrie ca avut de raspuns la un telefon, la ora H. Eeeeee, dar e se intampla daca neinspiratul cetatean scrie un mail, cerand aceeasi informatie? Pai, mai intai i se printeaza e-mailul , apoi se inregistreaza (de doua ori), se repartizeaza unei persoane pentru rezolvare, persoana intocmeste raspunsul (in termen de 30 de zile)🙂, apoi i se scaneaza raspunsul (ca un raspuns oficial nu poate fi semnat decat de seful institutiei, nu?) si apoi i se trimite pe e-mail. Curata debirocratizare, nu-i asa?:)
Daca cei care fac reguli ar sti ceva arhivistica, adica ce spuneam mai sus ca se intampla si in cazul registraturii documentelor/actelor clasice, sau, ana la urma, ar lasa si bunul lor simt sa isi spuna punctul de vedere, poate ca am scapa. Adica, daca este un material efemer, o informatie neutra, generala, care nu necesita mai mult de cateva minute pentru raspunde, eu cred ca informatia ar trebui sa fie furnizata instantaneu si sa nu lungim cafeaua inutil. Un raspuns prompt la o intrebare banala poate servi la reducerea birocratiei. Altfel, mai bine trimiteam prin posta hartia cu intrebarea si nu se mai inventa e-mailul.
PS: scrie undeva asa: ,,daca X face o solicitare prin e-mail (de ce o face? pentru ca poate e plecat la bunica in America, si il costa mai mult posta), dar in solicitare nu sunt toate datele cerute de institutia Y, i se intocmeste o ADRESA prin care i se cer datele necesare si i se expediaza”. Cum adresa aia e oficiala, ea trebuie sa aiba elementele de forma cerute de procedura institutionala, deci stampila, semnaura etc. Asa ca, in loc sa ii scrii aluia: ,,ba nene, trimite-mi si aia si aia si aia”, facem o hartie, o stampliam, o scanam si o expediem (eventual, ca imagine scanata inserata intr-un fisier word🙂 )

Pentru cei care nu au aflat inca, sistemele informatice nu sunt doar masini de scris sau sisteme de comunicatii. Sunt ceva mai mult si e bine sa fie folosite ca atare.

3 thoughts on “E-mail – o salvare sau o ingropare?

  1. Parerea mea personala este ca functionarul romana va face cam asa:
    1. Cetateanul trimite un email.
    2. Emailul ajunge la adresa publica a institutiei respective. Ca o paranteza: exista institutii care folosesc jenantele emailuri free de genul *@yahoo.com sau *@gmail.com. Penibil!!! Unde dracu’ sunt milioanele de euro aruncate pe servere prin licitatii publice?
    3. Un functionaras, responsabil cu citirea acestor emailuri, deschide emailul – cand si daca isi aduce aminte ca trebuie sa le deschida, sau daca nu cumva ajung in spam si sunt sterse automat dupa 30 de zile sau chiar mai devreme, deoarece aberantele filtre de spam ale celor doua mari servicii gratuite, decid de capul lor ca emailul tau, trimis prima data catre casuta respectiva, este spam.
    4. Placut surprins de faptul ca a primit un email, acel functionaras, purcede la citirea continutului. Atentie: nu trimiteti atasamente la email fara a mentiona in continutul emailului ca exista atasament. Experienta proprie mi-a dovedit ca in mintea multor functionarasi, atasamentele sunt acele chestii care exista pe undeva si care nu este obligatoriu sa fie citite. Unde dracu’ scrie in fisa p(r)ostului ca atasamentele sunt obligatorii de citit?!
    5. Siderat de reusita citirii emailului, functionarasul va face primul lucru esential pentrru justificarea activitatii lui: tipareste emailul! V-ati gandit cumva ca va analiza continutul? As! Asta presupune activitate cerebrala intre trei neuroni, lucru rar intalnit la acesti functionarasi! Odata produsa prima paguba in bugetul institutiei (tiparirea emailului pe hartie), se va apuca, daca are chef, sa-i dea un numar de inregistrare, adica va continua sa produca o noua paguba, in sensul in care va pierde circa 3 minute din timpul de lucru (platit din banii nostri) pentru a SCRIE CU PIXUL IN REGISTRUL DE INTRARI, data, ora, subiectul, expeditorul si destinatia hartiei tiparite. Si acest lucru il face plin de scarba faptului ca are o ocupatie (platita din bani publici) care ii afecteaza fie oja, fie degetelele frumos aranjate, fie pixul lucios, fie … multe altele.
    6. Obosit de munca stresanta depusa, se va duce obligatoriu sa se relaxeze la chioscul cel mai apropiat, unde, plin de elan, va povesti cat de dificila este viata personala, in fata unei cesti aburinde de cafea, alaturi de alti colegi din institutie.
    7. Odata ce a trecut cu bine de socul primei activitati si si-a refacut foretele intelectuale, bineinteles ca vine pauza de masa, si va fi silit de imprejurari sa descrie cu lux de amanunte evenimentele petrecute in viata personala din ziua anterioara, alaturi de alti colegi.
    8. Masa odata servita, se va putea intoarce la biroul sau, pentru a-si putea continua siesta, iar unele cazuri chiar pentru a-si face somnul de frumusete. Exceptie fac situatiile in care trebuie verificat copilul daca s-a intors de la scoala, sau daca a mancat inainte ca sa fuga la joaca. Eventual si o scurta verificare a partenerului de viata: “Ce faci?” “Unde esti?” etc.
    9. Oboseala muncii depuse pentru inregistrarea emailului este completata astfel de oboseala muncii depuse in interes personal: sa stai atat de mult si sa nu faci nimic este mai obositor chiar si decat munca pe care ar trebui sa o faca. Atsfel ca inainte de plecarea acasa se va osteni sa pune hartia intr-o mapa. Uneori se poate intampla ca mapa in care ajunge hartia sa fie alta decat cea in care ar trebui sa ajunga hartia. Aceasta minora greseala ar putea genera justificarea faptului ca sunt necesare alte “munci” ale altor persoane din institutia respectiva, prin care hartia se va analiza, se va trage concluzia ca este gresit trimisa, se va intoarce la functionarasul initial, care va trebui sa analizeze unde a comis greseala, sa puna hartia in mapa corecta, etc.

    As putea continua in ritmul acesta timp de 30 de zile calendaristice! Insa ma opresc, pentru a nu deveni functionaras si trag o concluzie simpla:
    Cata vreme incompetenta sefilor de institutii in domeniul IT este justificata de prezenta intr-un partid politic, cata vreme noi le permitem asa ceva, cata vreme institutiile de stat sunt pline de inculti si incapabili, ne vom chinui cu acest mod aberant de lucru.

    Pana cand? Cati dintre noi au luat atitudine?
    Foarte putini!
    Nu lor trebuie sa le fie rusine cu aceste modalitati de lucru! NOUA trebuie sa ne fie rusine ca le permitem!

    • Ei, nu as fi atat de sigur legat de neuronul singuratic al functionarului, e un pic (mai mult) nedrept. Ideea e ca asa sunt procedurile. Chiar daca ar avea 2000 de neuroni, el va fi obligat sa procedeze intr-un anumit fel. Si ne intoarcem la cei care fac procedurile…
      Am vazut la o alta institutie publica, f. importanta, o situatie in care baiatul de la IT citea mailul institutiei, si hotara el, dupa mintea lui, ce mail e important si trebuie printat si adus la cunostinta directorului si care nu….

  2. In conditiile in care marii mesteri conducatori de institutie sunt incapabili sa deschida un email si sunt incapabili sa organizeze pentru instutia pe care cu onor o conduc, un flux clar de documente electronice, baiatul de IT devine elementul de decizie primara.
    Daca inganfaturile care conduc institutiile si-ar vedea interesul cu adevarat, ar pune mana si ar face fiecarui functionar o adresa de email, iar pagina de contact ar contine un formular cu fiecare departament la care se poate trimite un formular.
    Bineinteles, daca nu cumva le da prin cap sa faca formulare PDF “inteligente” care sa poata fi incarcate sau trimise la o anumita adresa de email.
    Oricum speranta (care moare ultima) este ca mintea celor care trebuie sa infiinteze asemena sisteme de “plimbat hartii electronice” se va destupa. Macar stra-stra-nepotii nostri sa nu se mai loveasca de indolenta, incompetenta si lipsa de profesionalism a functionarilor platiti cu banii publici.

Leave a Reply

Please log in using one of these methods to post your comment:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s