o LAE (1)

eu unul am niste pitici fata de (printre multe altele)  legea arhivarii electronice (135/2007 parca).  Pe scurt, LAE. Asa ca o incep sa o toc marunt, in episoade, in speranta ca, impreuna cu ceilalti care au avut critici impotriva ei, vom putea schimba ceva din minunea aia.

episodul de azi: definitia arhivei electronice si titlul legii.

In netarmurita pricepere  a autorilor, o arhiva electronica este ,,sistemul electronic de arhivare, împreună cu totalitatea documentelor în formă electronică arhivate”.  Probabil este prima data in istoria arhivistica [virgula] cand arhiva este in primul rand sistemul de arhivare (adica, in lumea fizica, presupun ca sistemul de ordonare si rafturile, dosarele si cutiile) si in al doilea rand documentele insele. Dar, lumea evolueaza, asa e? Presupunem ca o fi vreo definitie din IT si sa nu fim carcotasi cu arhivistica.  Insa, nici IT-istic nu e o chestie stralucita. Pentru ca un sistem informatic are o durata de viata de, hai sa fim generosi, 10 ani (stiu ca unii considera 3, dar azi sunt darnic). Ei, documentele alea, pentru a supravietui mai mult timp, vor trebui sa iasa din sistem si sa intre in altul. Si atunci, eu ce voi arhiva? noul sistem si documentele, sau vechiul sistem si documentele? sau iau vechiul sistem (???) si il import in noul sistem (????).

Ideea de baza este, evident, cea stiuta de orice arhivist pe lume si intuita de orice om cu bun simt: o arhiva este un ansamblu de documente. Sistemul este o forma de a impacheta acele documente, de a le da o structura, de a le depozita etc. si asta poate fi parte a contexului arhivei, dar nu este parte a arhivei insasi.

Apoi, nu stiu daca inteleptii scotzatori de legi s-or fi intrebat de ce ii zice legea arhiva electronica si nu biblioteca electronica? Hmmmm. Desigur, daca cei care vb despre ,,arhiva” si ,,arhivare”  ar fi urmat cursul introductiv de arhivistica (stiinta care se ocupa de – ce coincidenta – principii si metode de arhivare) ar fi aflat ca exista o diferenta fundamentala intre cele doua: arhiva presupune totalitatea documentelor (de fapt acte) create si primite de o organizatie in desfasurarea activitatii ei. Deci, daca vorbesc despre o arhiva electronica, se presupune ca acea arhiva are o provenienta si este rezultatul unei activitati specifice si a unui context asisderea. Daca eu voi avea o ,,arhiva” (in sensul LAE) din cate 10 documente de la 10 creatori diferiti, eu voi avea o colectie de documente disparate, egale intre ele daca nu sunt grupate pe creatori, ceea ce poate fi foarte bine o biblioteca. daca vreau o arhiva, atunci oblig la o legatura cu creatorul (lucru cerut, oarecum de LAE), la gruparea documentelor intr-o structura. Ca sa luam un exemplu, un document emis de o organizatia X: proprietarul copiei martor este organizatia X (pt ca proprietarul originalului trimis este destinatarul, organizatia Y).  Dar, semnatura pe acel act si caracterul de emitent reflecta raspunderea juridica a conducerii organizatiei X; in realitate, creatorul efectiv al actului este un compartiment Z al organizatiei, care, in cazul in care se produce o separare, poate pleca cu acele acte (asa cum, Cartea funciara a plecat de la Judecatorii cu tot cu arhva ei, cand a plecat). Fara identificare precisa a provenientei nu avem o arhiva (adica un fond arhivistic sau o grupare de fonduri), ci o simpla colectie de acte care fi, foarte bine, si o biblioteca digitala.

Bun, si cum ar trebui sa sune atunci? Dupa mine, la fel ca banala definitie a arhivei:

arhiva electronica este:

sensul 1: arhivă – totalitatea documentelor in format electronic, indiferent de suport, create şi/ sau primite si pastrate de-a lungul timpului de către orice persoană juridică de drept public sau privat, în exerciţiul activităţii sale, precum şi de orice persoană fizică, în decursul existenţei acesteia. O arhivă păstrează documentele grupate în funcție de proveniență. O arhivă poate fi formată din unul/una sau mai multe fonduri arhivistice şi colecţii arhivistice;

sensul 2: un depozit care adaposteste/stocheaza o arhiva (1).

Observatii:

Nu ma intereseaza sistemul, pentru ca, atunci cand le iau la arhiva, le scot din sistemul in care au fost create si le introduc in sistemul meu, dar tot arhiva e.

Prin noua definitie marchez provenienta si apartenenta unui act electronic la un anume creator.

Constat (eu cel putin) ca LAE are un titlu gresit, trebuia sa se numeasca Legea depozitarii actelor electronice.