o problema cu sistemele informationale centralizate

Am participat de curand la o discutie pe teme de sistem centralizat de management al informatiei. Adica o chestie care, la nivelul unui minister intreg, sa centralizeze adminsitrarea anumitor genuri de documente (respectiv documente legate de anumite procese distincte, cum ar fi petitii, L544, L677 etc.). Asta inseamna ca, la nivel de tara, indiferent ce institutii sunt in subordinea respectului minister, intrarile vor fi toate prin-o singura poarta, si sistemul le va distribui apoi fiecareia responsabilitatile (respectiv linkul copiei documentului, care se va afla in depozitul centralizat de la – cum altfel – centru).

Dupa mine, e o problema de legalitate, cu implicatii arhivistice (ca altfel nu ma bagam).

O organizatie nu face hartii de dragul de a le face; le face pentru ca asa o obliga cadrul juridic sau nevoile, pentru informare, pentru conformare legala sau pentru dovada/proba a unei anumite actiuni (citate din lectia introductiva a cursului de arhivistica). Prin natura acestui fapt, documentele acelea sunt proprietatea organizatiei, care are obligatia sa le admisnitreze (vezi,,documente intrate, iesite sau intocmite pentru uz intern”). acesta este motivul pentru care, in legislatia fiscala, dep iplda, te lasa sa iti depui hartiile la dracu’n craci, dar resposabilitatea asupra lor e a ta, ca organizatie, si terbuie sa pe aduci si sa le pui la dispozitie in caz de control.

Hai sa ne imaginam ca avem sistemul implementat: daca toate hartiile de la toate organizatiile subordionate unui minister, vor fi pe un server la bucuresti, cand vine controlul local, ce va face? Va accesa actele din serverul central, nu? OK, si cat timp le va tine la dspozitie serverul central? nelimiatat nu? (m-am saturat de raspunsul asta prostec, oare nu le zice nimeni oamenilor astora sa se uite si in afara unde au zis la fel acum 20 de ani si acuma isi dau cu ciocanul peste degete) -.  evident ca nu, le va scoate la un moment dat din sistem, in cazul fericit le va ,,arhiva” (citeste depozita) pe alte suporturi. Si atunci accesul cums e va face? Facem cerere de acces la documentele proprii? Dar ele cum vor fi grupate intre ele oare, cums e va face legatura inter toata documentata unei lucrari? o parte a lucrarii va fi loco, alta va fi pe server? Hm.. haios. Si daca se intampla ceva cu serverul si se pierde si un piiic de inforamtie (a patit si google), cine poarta raspunderea? Legal, seful institutiei, care insa nu are instrumente de imbunatatire a situatiei, ca sistemul e in afara controlului lui. Si al celuilalt sef etc, pentru ca, nu-i asa, e un depozit ministerual care detine documente de la – poate – mii d einstitutii subordonate, fiecare cu persoana ei juridica proprie. In plus, daca organizatia are niste termene de pastrare, cum va putea ea selectiona (deja sunt visator, imi imaginez ca sistemul are implementate termene de pastrare :)) acele documente, daca ea, organizatia, are doar drept de utilizator, si nu de administrator arhivistic (sa ii zicem asa, ca sa il diferentiez de administrator IT)? sau iar venim cu ideea aia tampita cum ca termenul de pastrare e dat doar de genul documentului si nu de contextul si de continutul gruparii de documente?

Si mai haios este insa cand o institutie se reorganizeaza, pleaca sau intra in minister (si, aviz visatorilor, istoria vestica ne invata ca aceste mutari nu sunt o reforma, ci sunt o permanenta a guvernarilor din regimuri democratice, deci asta va fi si pe viitor, nu e doar in astia 20 de ani). Cum isi va putea ea lua documentele?  Ele nu au nr de inregistrare propriu, poate nici nu au metadate specifice legate de arhiva carei organizatii apartin. deci??….

Pana una alta, chestiile cu controlul intern si legea arhivelor da responsabilitati precise conducatorilor de institutii. Nu de minister, ci de institutii in parte. Deci, daca ei sunt responsabili, eu unul nu vad cum un sistem controlat de la centru, de IT, poate asigura rasunderea legala pentru aceste documente. Inteleg ratiunile de economie financiara, dar sta si ma intreb: de ce trebuie sa cumpar un sistem-mamut si sa nu fac un protocol de comunicatii, de interoperabilitate, astfel incat fiecare sa aiba sistemul prorpu daca vrea si are nevoie, dar obligatoriu el sa comunice cu sistemul vecinului? Si fiecare si-ar avea astfel documentele si actele sub control?

dar exista vreo solutie? banal, watson, ar spune sherlock. Asa cum e si in afara, si chiar la noi, acolo unde oamenii gandesc. sistemul national ar trebui sa fie oferit ca serviciu, in care fiecare  sa isi aiba domeniul sau, administrabil arhivistic. Fiecare act trebuie incadrat cu metadate referitoare la apartenenta actului resepctiv. si atunci, totul e OK: eu ca institutie raspund de  arhivare (metodologic) si am actele identificate ca apartinandu-mi mie. Deci, le pot arata oricui, le pot reda sub orice forma (ca le fac pdf sau tiff sau le printez) si le pot scoate din sistem (daca sistemul accepta exportul, si daca il acepta cu toata schema de clasificare si cu toate metadatele etc. – adica ce se cearta lumea la MoReq2010…) sa le duc in alta parte, daca ma mut di n minister. da, banal. Cu conditia sa gandesti juridic si arhivistic si nu ca IT-ist…