Noi si ISAD(G)–partea 2a

Pregatindu-ma acum pentru conferinta de la Radenci (Slovenia), am gasit un material pregatit mai de mult despre compatibilizarea practicii arhivistice de la noi cu ISAD(G). In postez aici, cu invitatia la dezbateri 😀

ISAD(G) este un standard descriptiv, care pe de o parte se bazează pe anumite principii profesionale şi pe de altă parte este o componentă într-o agregare mai largă de standarde descriptive. Aceste elemente de context creează, în anumite puncte, zone de conflict cu practica arhivistică actuală din România. Compatibilizarea acestor aspecte ar presupune câteva ajustări şi asumări principale.

1. Relaţia cu creatorii de documente

Aşa cum este constituit sistemul actual de instrumente de evidenţă la creatori (în modelul ideal, în care creatorii sunt şi cei care realizează inventarele permanente), nu creează structuri compatibile cu ISAD(G). Din acest punct de vedere, formele de evidenţă la creatori vor trebui considerate, la nivel minim, inventare de preluare-administrative. În cazul maximalist unor instrumente de evidenţă (inventare) deosebit de eficiente, existenţa acestora nu exclude deloc implicarea după preluare a arhivistului în realizarea descrierilor pe niveluri de structură a fondului (vezi mai jos 4), a creatorilor etc. Deci, inventarele creatorilor nu mai trebuie considerate, nici măcar în cazul ideal, ca potenţiale instrumente finale, care să reducă/elimine implicarea arhiviştilor în prelucrare după preluarea arhivelor la ANR. Acest fapt deschide şi posibilitatea unei mai mari flexibilităţi a ANR faţă de creatori în sensul acordării acestora a unei mai mari libertăţi de proiectare a unui sistem de evidenţă a documentelor adaptat nevoilor lor specifice.

2. Separarea evidenţei fizice de cele intelectuale

În acest moment, inventarul este principalul instrument de „evidenţă şi informare ştiinţifică”, în care u.a. sunt listate (la modul ideal) în ordinea stabilită a documentelor în cadrul fondului arhivistic. În spiritul ISAD(G), reprezentarea structurii unii fond nu este neapărat identică cu ordinea fizică a documentelor. Preluări succesive, de pildă, impun în prezent fie re-prelucrarea fondului, fie existenţa unor instrumente în paralel. O descriere ISAD(G) este însă o re-prezentare (oarecum al modul ideal) a structurii fondului, aşa cum ar rezulta el din crearea/acumularea organică a u.a, şi nu după cum rezultă din administrarea acestora. În această situaţie, dezvoltarea unui sistem de evidenţă care să separe evidenţa fizică (administrativă, gestionară) de cea intelectuală (prin descriere) ar aduce o serie întreagă de avantaje: manipularea limitată a materialelor de arhivă şi concentrarea asupra realizării instrumentelor de informare, delimitarea mai clară a competenţelor de lucru (activitatea gestionară separată de activitatea intelectuală) etc.

3. Adoptarea principiului provenienţei

Deşi enunţat în câteva lucrări teoretice, principiul provenienței nu este efectiv implementat în metodologia şi practica arhivistica românească. ISAD(G) se bazează structural şi funcţional pe acest principiu şi aplicarea în spiritul său a standardului implică asumarea clară şi explicită a acestui principiu. Implicaţiile ar viza următoarele:

a). o mai mare aplecare a arhiviştilor în documentarea istoricului creatorului şi a fondului de arhivă

b). limitarea dreptului de intervenţie a arhivistului în restructurarea materialului documentar, distrugând astfel ordinea iniţială şi generând noi scheme de ordonare, care reflectă nu atât creatorul, cât perspectiva lucrătorului din arhive.

c). crearea de niveluri de ordonare multiple (vezi mai jos 4), care nu se limitează la structural-cronologic, cronologic structural, şi urmăreşte fidel toate diviziunile şi structurile de lucru ale creatorilor (dacă este cazul, până la nivel de birou/compartiment).

d). crearea de scheme de ordonare în cadrul fondurilor de o manieră ierarhică, arborescentă, şi nu structuri orizontale, tip colecţie (seria acte, seria registre etc.)

4. Descriere multi-nivel şi generarea de noi genuri de instrumente de informare

Ca o consecinţă a punctului 3, descrierea conţinutului informaţional al u.a. trebuie să reflecte modul în care aceste u.a. au fost constituite la nivel de creator, deci, pe mai multe niveluri. Acest lucru implică, pe lângă urmarea elementelor de descriere ISAD(G), atât asumarea unui caracter dinamic al prelucrării arhivistice (vezi mai jos 5), cât şi generarea unor noi instrumente de informare. În prezent, inventarul asigură descrierea la nivel de u.a. şi la nivel de fond (în cazul ideal), fără descrieri ale agregărilor superioare de materiale (serii, subfonduri etc.). îndrumătoarele asigură descrieri la nivel de grupe de fonduri sau fonduri. Asumarea descrierii multi-nivel poate duce în practică însă la realizarea unor descrieri doar a niveluri superioare (vezi mai jos 5), de pildă la nivel de serie; or în prezent nu există în arhivistica noastră instrumente de informare care să conţină explicit doar descrieri a acest nivel. În cazul bazelor de date, acest lucru nu contează, deoarece descrierile se agregă automat.

5. Caracterul dinamic al descrierii/prelucrării arhivistice

Implementarea ISAD(G) favorizează şi o mai mare flexibilitate în prelucrare, care vine în întâmpinarea situaţiilor contradictorii de presiune a utilizatorilor de acces la cât mai multe materiale şi, pe de altă parte, în continua lipsă de personal. Astfel, ideea de multi-nivel a structurilor din cadrul fondului permite atât prioritizarea în prelucrare a anumitor serii, sub-fonduri etc., cât şi aşa-numita „prelucrare rapidă”, prin eliminarea obligativităţii descrierii la nivel de u.a. În funcţie de interesul utilizatorilor, resursele existente etc. nivelul descrierii se poate adânci. Dar cercetarea nu este legată strict de prelucrarea completă, la nivel de u.a., a fondului.

6. Crearea unui sistem de descrieri de autoritate

Menţionat oarecum secundar în descrierea arhivistică, sistem descrierii creatorilor de fond trebuie proiectat şi articulat de o manieră explicită şi obligatorie. Practic, sistemul descrierilor de autoritate trebuie să formeze un al doilea pilon al descrierii arhivistice, dar nu integrat, ca până acum, ci autonom şi legat de descrierea arhivistică propriu-zisă. Existenţa fişierelor de autoritate va permite utilizatorului (intern–arhivist sau extern) să documenteze activitatea şi funcţiile instituţiei, ca prim pas în localizarea şi înţelegerea prin contextualizare a informaţiilor căutate. Acest sistem va impune atât o aplecare a arhivistului de o manieră esenţială asupra istoricului detaliat al instituţiilor creatoare, cât şi crearea unui sistem integrat cu datele despre creatorii aflaţi în prezent sub supravegherea tehnică a ANR.

7. Modificări de vocabular profesional

Adoptarea ISAD(G) presupune introducerea în terminologia arhivistică românească a unor noi termeni profesionali (descriere arhivistică, subfond, autorităţi) şi modificarea/re-definirea altora (inventariere, serie). Acest lucru impune o mare atenţie pentru şi în definirea acestora, precum şi crearea de liste cu sensuri de autoritate a termenilor.

Concluzii

Implementarea ISAD(G) ar asigura implementarea în România a unui model de bună practică adoptat deja de o bună parte a comunităţii profesionale internaţionale. În felul acesta, se pot forţa anumite reforme profesionale necesare, cât şi asigurarea interoperabilităţii în procesul schimbului de informaţii arhivistice la nivel internaţional, asigurând popularizarea patrimoniului arhivistic deţinut de ANR. Principalele avantaje ale implementării vizează o mai mare flexibilitate în declararea ca „prelucrat a unui fond arhivistic, care duce la o reducere a nevoii de resurse şi o accesibilizare mai rapidă pentru utilizatori; practic, o mutare a accentului de la producţie  la servicii, de la intervenţia arhivistului asupra ordinii documentelor la orientarea acestuia spre crearea de instrumente de informare explicite. Acest fapt, la rândul său, va conduce la o asumare mai clară a laturii intelectuale a profesiei de arhivist. Apoi, standardul va impune implementarea unor principii profesionale cvasi-universale, dar neglijate în România.

Pe de altă parte, implementarea ISAD(G) implică şi câteva riscuri, legate de managementul schimbării, care trebuie avute în vedere. Primul vizează modul în care noile practici se vor lega de ceea ce există în prezent, deoarece o rupere brutală riscă să creeze incompatibilităţi în practică şi în înţelegere. În al doilea rând, implementarea ISAD(G) trebuie însoţită obligatoriu de programe de pregătire colectivă, dezbateri publice etc. destinate angajaţilor, astfel încât aceştia să înţeleagă raţiunea schimbării şi implicaţiile sale, precum şi modalităţile practice de implementare, pentru a evita crearea de moduri de lucru paralele.