criterii de selectionare–appraisal criteria

De multa vreme voiam sa impartasesc (share :D) acest material–o excelenta (dupa mine) prezentare a unor criterii de selectionare, utilizate in Israel.  Citindu-le, am mari dubii ca noi pastram intotdeauna ceea ce e relevant de la creatori…

Criteriul ierarhic

1. va fi preferata in primul rand pastrarea acteor produse de nivle superioare ale institutiei, care initiaza si determina politicile organizatiei si urmaresc implementarea lor

2. in a doilea rand, se vor pastra actele produse de departamentele intermediare ale creatorului, care sunt responsabile de implementarea de fapt a poloiticilor si de raportarea lor catre nivle superioare ale creatorului

3. materiale produse de nivelele inferioare ale creatorului, care implementeaza politica organizatiei de o mai mica importanta

Criteriul functional

1. va fi preferata in primul rand actele produse de structurile profesionale, specifice si esentiale ale creatorului

2. in al doiea rand se vor pastra documente produse de structurile standard, generale si administative.

Criteriul cronologic

1. se vor pastra prioritar actele din perioada de nastere a organizatiei, inainte de stadiul sau bine organizat

2. primele acte din primii ani de functionare

3. actele noi, mai tarzii si recente

Criteriul acumularii in serii (=grupare de acte bazat pe un sistem de clasare sau pastrate impreuna deoarece rezulta din aceeasi functie sau activitate, au o forma spcifica, sau au alt tip de relatii rezultate din crearea, acumjularea sau folosirea lor).

1. dosare personale: daca toate dosarele sunt valoroase, se pastreaza inteaga serie; daca toate nu au valoare, se pastreaza doar mostre; uneori, se pasteaza dosarele valoroase, dar se pasteaza si moste din celelalte;

2. dosare de caz: se trateaza la fel ca si la dosare personale

3. serii ordinale: dosarele in aceste serii sunt organizate in ordine alfabetica, numerica sau cronologica; in general, toate au aceeasi valoare, si, daca seria este valoroasa, este pastrata integral. Daca nu au valoare, se elimina, cu pastrarea de esantioane (mostre).

4. dosare pe subiect: au o valoare variabila; se recomanda sa se pasteze doar acele dosare car au valoare pentru cercetare

5. dosare de corespondenta: trebuie tratate la fel ca dosarele pe subiect.

Criteriul genului documentar

1. potocoale, stenograme si minute ale consiliilor de conducere si comitetelor

2. corespondenta esentiala a functiilor de conducere de nivel superior si mediu

3. reglementari privind implementarea, raportare, supervizarea si controlul

4. informari sau rapoarte periodice sau ocazionale

5. rapoarte de audit financiar si adminsitrativ

6. anunturi publice si comunicate

7. sondaje

Criterii circumstantiale

1.Ce actiuni au fost desfasurate in conformitate cu continutul actelor?

2.Cand au avut loc aceste actiuni?

3.Unde s-au produs aceste actiuni?

4.Cum s-au desfasurat ele?

5.De ce s-au desfasurat actiunile?

6.Cine a aparticipat la aceste actiuni?

7.Care au fost consecintele si rezultatele acestor actiuni?

Criteriul cantitatii si nivelului de detaliu a informatiilor

1.informatii detaliate despre mai multe aspecte

2.informatii detaliate despre mai putine aspecte

3.informatii superficialde despre mai multe aspecte

4.informatii superficiale despre putine aspecte

Criteriul unicitatii si exclusivitatii informatiei

1. acte cuprinzand inforamtii unice

2. acte curpinzand informatii exclusive

3. acte duplicat sau tiparite

Criteriul posibilitatii accesului si folosirii materialului

1. acte ordonate si inventariate

2. acte ordonate si neinventariate

3. acte neordonate si neinventariate

Criteriul valorii de prezentare

1.Acte avand o valoare istorica unica

2.Postere, fotografii, filme, inregistrari video

3.Inregistrari audio, benzi, CD etc.

4.piese avand valoare muzeistica

Moshe Moseek, Ilana Budovski, Appraisal and Deposition (sic!) of Administrative Records: Principles and Methods used in Israel, in Atlanti, 2008, pp. 339-342