criterii de selectionare–appraisal criteria

De multa vreme voiam sa impartasesc (share :D) acest material–o excelenta (dupa mine) prezentare a unor criterii de selectionare, utilizate in Israel.  Citindu-le, am mari dubii ca noi pastram intotdeauna ceea ce e relevant de la creatori…

Criteriul ierarhic

1. va fi preferata in primul rand pastrarea acteor produse de nivle superioare ale institutiei, care initiaza si determina politicile organizatiei si urmaresc implementarea lor

2. in a doilea rand, se vor pastra actele produse de departamentele intermediare ale creatorului, care sunt responsabile de implementarea de fapt a poloiticilor si de raportarea lor catre nivle superioare ale creatorului

3. materiale produse de nivelele inferioare ale creatorului, care implementeaza politica organizatiei de o mai mica importanta

Criteriul functional

1. va fi preferata in primul rand actele produse de structurile profesionale, specifice si esentiale ale creatorului

2. in al doiea rand se vor pastra documente produse de structurile standard, generale si administative.

Criteriul cronologic

1. se vor pastra prioritar actele din perioada de nastere a organizatiei, inainte de stadiul sau bine organizat

2. primele acte din primii ani de functionare

3. actele noi, mai tarzii si recente

Criteriul acumularii in serii (=grupare de acte bazat pe un sistem de clasare sau pastrate impreuna deoarece rezulta din aceeasi functie sau activitate, au o forma spcifica, sau au alt tip de relatii rezultate din crearea, acumjularea sau folosirea lor).

1. dosare personale: daca toate dosarele sunt valoroase, se pastreaza inteaga serie; daca toate nu au valoare, se pastreaza doar mostre; uneori, se pasteaza dosarele valoroase, dar se pasteaza si moste din celelalte;

2. dosare de caz: se trateaza la fel ca si la dosare personale

3. serii ordinale: dosarele in aceste serii sunt organizate in ordine alfabetica, numerica sau cronologica; in general, toate au aceeasi valoare, si, daca seria este valoroasa, este pastrata integral. Daca nu au valoare, se elimina, cu pastrarea de esantioane (mostre).

4. dosare pe subiect: au o valoare variabila; se recomanda sa se pasteze doar acele dosare car au valoare pentru cercetare

5. dosare de corespondenta: trebuie tratate la fel ca dosarele pe subiect.

Criteriul genului documentar

1. potocoale, stenograme si minute ale consiliilor de conducere si comitetelor

2. corespondenta esentiala a functiilor de conducere de nivel superior si mediu

3. reglementari privind implementarea, raportare, supervizarea si controlul

4. informari sau rapoarte periodice sau ocazionale

5. rapoarte de audit financiar si adminsitrativ

6. anunturi publice si comunicate

7. sondaje

Criterii circumstantiale

1.Ce actiuni au fost desfasurate in conformitate cu continutul actelor?

2.Cand au avut loc aceste actiuni?

3.Unde s-au produs aceste actiuni?

4.Cum s-au desfasurat ele?

5.De ce s-au desfasurat actiunile?

6.Cine a aparticipat la aceste actiuni?

7.Care au fost consecintele si rezultatele acestor actiuni?

Criteriul cantitatii si nivelului de detaliu a informatiilor

1.informatii detaliate despre mai multe aspecte

2.informatii detaliate despre mai putine aspecte

3.informatii superficialde despre mai multe aspecte

4.informatii superficiale despre putine aspecte

Criteriul unicitatii si exclusivitatii informatiei

1. acte cuprinzand inforamtii unice

2. acte curpinzand informatii exclusive

3. acte duplicat sau tiparite

Criteriul posibilitatii accesului si folosirii materialului

1. acte ordonate si inventariate

2. acte ordonate si neinventariate

3. acte neordonate si neinventariate

Criteriul valorii de prezentare

1.Acte avand o valoare istorica unica

2.Postere, fotografii, filme, inregistrari video

3.Inregistrari audio, benzi, CD etc.

4.piese avand valoare muzeistica

Moshe Moseek, Ilana Budovski, Appraisal and Deposition (sic!) of Administrative Records: Principles and Methods used in Israel, in Atlanti, 2008, pp. 339-342

3 thoughts on “criterii de selectionare–appraisal criteria

  1. si selectionarea la creatori lasa de dorit, in primul rand datorita lipsei de pregatire a arhivarilor. Dar si datorita dezinteresului pentru activitatea la arhiva. Majoritatea arhivarilor sunt incadrati pe un alt post si sunt desemnati sa se ocupe SI de arhiva. si mai sunt muuulte alte motive…. vb.

    • Categoric.
      Dar eu am o teorie: noi nu inventam nimic; trebuie sa ne uitam la ce se intampla si la altii. Si vedem si acolo acelasi dezinteres, aceeasi lipsa de specializare pt arhiva creatorului etc. O posibila solutie este ca arhivistii sa ne scoatem paiul…, sa nu mai fim asa scortosi, si sa facem manuale pt creatori ca pentru analfabeti: “Ana are mere”. Cand vom reusi sa explicam si nomenclatorul, si registratura si inventarierea in termeni simpli, ala va fi poate primul best-seller arhivistic.

  2. este exact ceea ce intentionez sa fac. si voi incepe cu nomenclatorul. cred ca cei mai in masura sa intocmeasca un ghid (sau mai multe) cu privire la munca in arhive LA CREATORI si DETINATORI sunt CREATORII SI DETINATORII. am organizat in primavara la medias un seminar in cadrul caruia DJAN Sibiu a facut o mica instruire cu cei prezenti ( 30 min.) in care a cuprins toate operatiunile arhivistice. iti dai seama ca nu s-a lipit nimic de ei! Este mare nevoie de manuale.
    Azi am descoperit blogul tau si site-ul federatiei. am vazut ca proiectul cu manualele nu e demarat.
    din partea primariei medias, sunt sigura ca voi avea sprijin pentru un astfel de proiect. din partea federatiei?

Leave a Reply

Please log in using one of these methods to post your comment:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s