RM: studii de caz

Azi control, la o structură naţională care deserveşte o grămadă de clienţi. Privată, bineînţeles. Câteva studii de caz:

a). Înainte de 1989, această structură (x) şi alta (y) erau o singură instituţie: X-Y. După 1990, x s-a separat de Y, dar Y a făcut un protocol cu X şi s-au înţeles ca X să păstreze arhiva. Booon. Ideea e că X s-a restructurat geografic. Ca urmare, X Braşov a retrogradat şi arhiva a plecat. Cum s-a divizat în atribuţii, o parte din arhiva (Personal, de pildă) a plecat într-o parte, Investiţiile în altă parte, Contabilitatea în altă parte. Evident, au luat toată arhive dependentă de respectiva structură. Trecând peste faptul că în caz de ContabilitatePersonal dacă vine foşti angajaţi vor trebui se adrese cine ştie cui şi cine ştie unde, dar Y se vede fără arhivă!!! În momentul acesta, dacă Y îşi caută o investiţie din 1980, sunt tare curios de unde, în cât timp şi mai ales, cu ce costuri îşi va găsi informaţia. Dacă!!!!

Un exemplu clar de inconştienţă instituţională. Cât despre foştii salariaţi, ei sunt pagube colaterale… ce-o fi făcând departamentul de analiza riscului de la Y?

b). Când verific LS, constat că sunt inventare care conţin documente deja selecţionate. Fără aprobare… Fac investigaţii: în ce condiţii, în ce situaţie, cine, cum şi când. Aflu astfel, că s-a solicitat printr-un e-mail intern să se pregătească anumite documente. Apoi, printr-un telefon, s-a solicitat predarea unei cantităţi de arhivă (nu mult, vreo 5000 kg….) unei firme care se ocupă de distrugerea ei. Întrebare: care este proba, dovada acţiunii legale? Acarul Păun, care a ales dosarele în urma unui e-mail şi care a predat arhiva în urma unui telefon, cum poate el demonstra că a acţionat l ordine? Pai, e-mailu’, după minunatele legi din tara asta, nu are valoare juridică decât dacă are „semnătură electronică extinsă”, nu-i aşa? Şi telefoanele nu se înregistrează… (sanchi!) Mai departe, atât timp cât X nu are procedură de păstrare a emailurilor, dacă Acarul făcea curat în Inbox, cum mai putea dovedi, şi aşa, fără valoare juridică (ca „început de dovadă”) faptul că un superior i-a ordonat sa predea arhiva?

Morala cazului: acel e-mail este un act/record după toate regulile records managementului: este un act intern, care determină o acţiune administrativă. În România, trebuie să te chinui să demonstrezi că e un amărât de document. Evident, emailu’ nu este înregistrat, nu este inventariat, nimeni nu are timp de aşa ceva, e nevoie de operativitate. Lipsa de reguli interne însă în ceea ce priveşte „lanţul de comandă”, arhivarea actelor electronice, lipsa de control total asupra documentelor interne emise pe diverse canale de comunicaţie poate conduce, la un moment dat, la imposibilitatea stabilirii vinovăţiei sau, mai precis, la acuzarea unor nevinovaţi. Şi dacă fac la fel şi cu exteriorul, atunci încep să cred că cei de la departamentul de analiză a riscului de la X au adormit.

c). X se pregătea să arunce nişte acte care practic erau contracte cu clienţii. În nomenclator (nu spun cine l-a confirmat), le aruncă după 5 ani. Ei le aruncă pentru că sunt în cantitate mare. Întrebarea mea a fost, dacă un client vine să rezilieze, ce reziliază, dacă acele contrate nu mai există?  Răspunsul a fost că există o evidenţă a lor în calculator (care bază de date, evident, nu are nici un fel de control arhivistic, ci doar IT; si nu crd ca s-au gandit prea mult nici cei de la Juridic, in legatura cu asta…). Şi dacă cineva vă dă în judecată, şi trebuie să prezentaţi instanţei contractul în original?? Păi, ne-ar cam trebui, dar aşa s-a decis…

Morala: departamentul de analiză a riscului doarme sigur.


Intrebarea intrebarilor: cum răspund Statul român, legislativ, şi Arhivele Naţionale, profesional, la asemenea anomalii? Bun, pe lângă faptul că în noul cod penal, distrugerea de documente aparţinând FAN nu mai este incriminata…

7 thoughts on “RM: studii de caz

  1. In urma unei solicitari la Arhivele Nationale am primit urmatorul raspuns. Intrebarea mea era daca Arhivele Nationale stabilesc termenele de pastrare pentru documente si daca vor publica pe site AN termenele de pastrare a unor genuri de documente pe ramuri de activitate (ex. invatamant, administratie), macar cele permanente?
    Raspunsul a fost ca AN au rol de evaluare si ca in ceea ce priveste o lista a documentelor permanente create pe o ramura de activitate este imposibila si paguboasa…
    Pai atunci, eu ca arhivar cu studii medii cum voi sti daca acele contracte cu clientii se trec la 5 ani sau Permanent…Unde scrie, daca nici AN nu au habar…
    Cred ca managementul documentelor in Romania, dupa ce sunt utilizate in activitate curenta, si ajung la arhiva este de un subiectivism si relativitate perpetua…
    PArerea mea, dar a ta?!

    • In sistemul actual, da, si eu cred la fel. In sine, sistemul nu e neaparat tampit, pentru ca e acelasi peste tot in lume, din cate stiu eu. problema este ca noi nu avem teorie pe treaba asta, si daca te duci de la un judet in altul, sau chiar in acelasi coelctiv, vei vedea ca fiecare arhivist are alta perspectiva, dar care e la fel de lipsita de fundament teoretic. Eu sunt partizan al sistemului actual, complet descentralizat, in care TP sa fie adaptate modului de clasare al actelor si situatiei fiecarui creator in parte. De pilda, pot sa spun ca actele contabile se tin 10 ani, dar actele contabile ale bancorexului eu le-as tine permament. sigur, e subiectivism, dar cel mai mare subiectivism vine din faptul ca nimeni nu justifica/documenteaza decizia. Adica, bun, eu, din cheful meu, hotarasc sa tin contractele permanent. Dar de ce? Am o justficare? care e ea? O scriu undeva, astfel incat ea sa documenteze decizia, si, la oa dica, sa vina altul, mai destept ca mine, si sa imi contra-argumenteze decizia? or asta nu se intampla. Si atunci, fiecare face cum crede si cum vrea.

  2. Am citit ca in Anglia, Arhivele Nationale stabilesc termenele de pastrare ale documentelor, la nivel central (deci ei dau tonul) de comun acord cu institutia… desi si ei lucreaza cu un fel de nomenclatoare ca pe la noi…
    Ex. Acelasi gen de document la noi se pastreaza 5 ani intr/o institutie, in alta 10, 40 de ani, iar la alta permanent…

    • Bun, UK este o alta lume, sa nu uitam. Cu sistem de Records management, cu alta traditie si alta structura administrativa. La ei, instittiile nusunt centralizate. Adica TNA e unsoi de DANIC, si ei se ocupa de institutiile centrale ale statului. Si in logica records managementului, ei taloneaza creatorul ca sa ii serveasca nevoilor lui. La noi, arhivistii se uita nu la nevoile creatorului, ci la nevoile ANR. Parerea mea.

      Cat despre diferenta de termen, mi se pare justificata: fiecare institutie are alt sistem de arhivare si alte nevoi. Directia fiscala din Brasov nu pasteaza actele ina celasi fel ca directia fiscala din sacele. Daca eu le-as uniformiza, si nu as asculta de nevoile creatorului, rezultate din procesele de activitatea ale creatorului, nu as servi nevoile lui, ci o utopie, un sistem teoretic.

    • Eu vad viitorul asa:
      – adaptarea N pe fiecare creator in parte. Un NU hotarat nomenclatoarelor cadru.
      – documentarea fiecarei decizii de tp, atat de la creator, cat si de la ANR, cu argumente. se pot pune si intr-o baza de date la nivel national. Dar esentiala este argumentarea.
      – identificarea ceritnelor legale pe tp, si crearea unor liste in baza legislatiei specifice unor domenii. De pilda, de vazut legislatia pe functie publica ce termne de utilitate practica prevede; la fel codul muncii; la fel contabilitatea.

      Dar in ceea ce priveste P, arhivistul este suveran. ma refer la P care se preiala Arhive, caci mis e pare o prostie sa il oblig pe crator sa isi arunce arhiva daca el nu vrea :)))

  3. Dupa parerea mea, trebuie identificate nevoile creatorilor pe categorii
    ( primarii, banci, judecatorii, firme, etc.). Apoi, argumentata, dupa cum spuneti si dvs., fiecare decizie cu privire la termenul de pastrare si din partea creatorului precum si din partea arhivistului. Pana aici totul e ok.

    Esential este insa ca punctul de pornire sa fie creatorul/detinatorul, care stie cel mai bine ce documente creeaza si pe ce perioada are nevoie sa regaseasca in arhiva un anumit document.La fel si cu etapele intocmirii nomenclatorului, trebuie consultati creatorii.

    Adaptarea nomenclatoarelor si termenelor de pastrare la fiecare creator in parte e naturala, dar se pot intocmi liste orientative nu doar pe categorii de institutii/firme ci si in functie de volumul si diversitatea documentelor pe care le creeaza.

    De exemplu: arhivele primariilor din tara cu 40-50 mii locuitori pot avea aceeasi lista orientativa cu termene de pastrare…

    La fel si cu legea 16, pentru ca tot se vb in ultimul timp de coerenta in legislatie, ar trebui gandita pentru creatori, pentru ca noua ni se adreseaza in primul rand.Noi trebuie sa o punem in aplicare.Identificarea nevoilor creatorilor este si de data aceasta primul pas care trebuie facut.

Leave a Reply

Please log in using one of these methods to post your comment:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s