Am gasit secretul lui Polichinelle…

De mult timp, mă întreb cum de au aia de prin Vest abordări pe arhive electronice inaplicabile la noi.

Adică în Românica, atunci când te gândeşti să îți faci arhivă electronică, te gândeşti imediat la semnătură electronică, la avize şi alte alea. Că, după cum NU se prea ştie, sisteme de contabilitate electronică în România erau implementate încă de la sfârşitul anilor ’70 (sic!) Fluturaşii de salarii capitalişti de azi, erau generați încă de atunci, de mari baze de date comuniste (hm, mă rog…). Nu la toți, e adevărat, dar la mari centrale industriale, categoric. Ei, acele baze de date s-au dus, pulbere în vânt, şi astăzi, noi, eroii capitalişti, le dăm vechimea în muncă după fluturaşii de salarii, căci statele nu mai există, biții şi bytes-ii fiind aruncați cu sistemele de calcul cu tot. Dar, dacă am fi avut bazele de date, generam mult mai uşor şi vechimi, şi concedii, şi leafă şi tot. Dar cum puteam noi să ne asigurăm că alea sunt date „autentice”, valabile juridic?… (problema generală a arhivistului român: are grijă de altele, dar nu are grijă de domeniul lui…)

Ei, şi din dilema primului paragraf nu puteam ieşi. Până într-o zi…

…de curând, când am realizat că de fapt şi la noi realitatea e la fel, dar încă nu o vedem (sau mă rog, nu o văd eu…). Încă, pentru că în general se printează tot. şi dacă se printează tot, de ce să mă doară capul de ce e în calculator? Dar am găsit o primărie care nu printa tot, nici măcar în contabilitate. Şi am început să gândesc aşa: Eu, organizație, am arhiva pe hârtie, dar am şi calculatoare, cu aplicații specifice. Nu contează ce, să spune şi pentru Resurse umane. Adică am în calculator un nenorocit de tabel Excel, cu numele angajaților. Cu salariul de încadrare, cu data de angajare cu tot. În momentul eliberării unei adeverințe de angajat, de pildă, pariez că se va folosi baza de date şi nu documentația de la dosar. Dacă datele sunt aceeaşi, iar calculatorul este mai rapid, de ce să mă mai complic „lingând dosare” (apud A. Năstase). Să mergem la Fisc, plătindu-ne dările. Te duci şi spui numele, este înscris în sistem ce cotă de impozit ai, şi plătești, iar calculatorul îți va genera chitanță şi va marca faptul că ai plătit. Sigur, la un moment dat se va printa, şi totul poate ajunge în arhiva marcând şi pe hârtie datele tale de contribuabil. Dar LE AVEM ŞI ÎN CALCULATOR! Şi calculatorul va fi prima sursă de documentație, OPERATIVĂ, la orice creator. Dacă e vreo problemă, mergem la arhivă, la dosarul hârtie, să verificăm; altfel, folosim documentul electronic.

Ei, în situația asta vin şi mă întreb: dacă aceste baze de date/documente digitale sunt suficient de bune pentru creatori, de ce să nu fie bune pentru păstrare pe termen lung, şi pentru Arhive? În final, SUNT acte ale creatorului, folosite de el în practica sa obişnuită…

Sigur, pe de altă parte — şi aşa ajung la paralela cu ce e în alte zone —un creator care se respectă îşi asumă această valoare a documentului electronic. Adică îşi stabileşte proceduri prin care se asigură că informațiile trecute în calculator au acuratețe, şi le protejează contra modificărilor neautorizate, stabileşte măsuri de control al accesului etc.

Dar, în țara controlului tuturor creatorilor de documente, arhiviştii habar nu au de o asemenea logică, iar Arhivele Naționale nu au grija documentului electronic.

Deci, noi nu avem asemenea măsuri, dar avem legea arhivării electronice 🙂 Care ne spune să semnăm electronic, să plătim un terț administrator şi altele. VIVAT!